Ressources TICE Auteur(s): Pierre Créac'h Document du dossier "Usages des TIC à l'école " - IA29 mise à jour : 13/4/03

Publipostage avec Open Office Writer

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Objectifs.

Pouvoir faire rapidement un courrier personnalisé à chacun des membres du Conseil d'Ecole.

Pour cela:
1. Saisir les renseignements utiles dans une feuille de calcul d' Open Office calc (Nom Prénom adresses etc) des personnes à convoquer au Conseil d'Ecole)
2. Se créer, à partir de cette feuille, une base de données.
3. Saisir son courrier dans Open Office Writer.
4. Compléter automatiquement certains « champs » de la lettre à partir de la base de données.
5. Procéder à l'impression ou à l'enregistrement des courriers.

1. Saisir les renseignements utiles.

Ouvrir OpenOffice.org Calc

C'est un tableur. Comme ce nom l'indique, c'est un outil qui permet de faire des tableaux.
Toutefois ces tableaux ont la particularité d'être dynamiques, le contenu de certaines cases (nous parlerons ici de cellules) étant fonction du contenu d'autres cases.

Voici ce à quoi devrait ressembler OpenOffice.org Calc lors de son lancement:

La page de cases s'appelle une feuille de calcul.
Les cases sont donc appelées des cellules.
Elles peuvent contenir des nombres, du texte, des formules de calcul.
Tout comme dans un traitement de textes, vous pouvez agir sur le format de la police: type, taille, style, couleur.
Vous pouvez également jouer sur la taille des cellules en positionnant votre souris sur les lignes horizontales et verticales de la feuille.

Saisir les données.

La saisie peut se faire directement dans une cellule sélectionnée par un double clic ou dans le champ de la barre de calcul.

Nommer les colonnes dans la ligne 1 : Nom – Prénom – Adresse – Code postal et Commune – et éventuellement tout autre renseignement utile dans les cases suivantes
Saisir ensuite les coordonnées de chaque destinataire des convocations au Conseil d'Ecole
Enregistrer votre feuille dans un répertoire « Données » par exemple que vous créerez s'il n'existe pas.

2. Créer sa base de données.

Nous allons maintenant déclarer cette feuille comme source de données.
Cliquer sur le menu « Outils » puis « Source de données ».
Voici la fenêtre qui s'ouvre.

Suivre les 4 étapes décrites ci-dessus puis cliquer sur « Appliquer »
Votre base de données est créée.

3. Saisir son courrier

Ouvrir Open Office Writer .....

pour y taper votre lettre de convocation au Conseil d'Ecole en laissant des vides pour les renseignements figurant dans la base de données (Destinataire et formule d'appel)

4. Compléter les champs laissés vides

Afficher sa base de données

Cliquer sur le Menu « Affichage »,puis « Sources de données »

Voilà la fenêtre qui s'affiche sous la barre d'Outils.

A gauche s'affichent les tables déjà créées et repérées par le gestionnaire de base de données.
Il ne vous reste qu'à sélectionner la vôtre pour en voir le contenu

Cliquer sur le + devant votre base puis sur le + de « Tables » puis sur « Feuille1 ».

Vos données apparaîssent dans la colonne de gauche (comme ci-dessous).

Il n’y a plus qu’à ajouter les champs qui vous intéressent dans le courrier.

Utiliser les champs de sa base de données.

Une fois tout vos champs placés comme indiqué sous l'illustration, voilà ce que vous aurez à l'écran.

.Cliquer sur le champ « Nom» de votre table de données.Sans relâcher votre doigt, glissez votre souris jusqu’à l'endroit de votre courrier où doit s'afficher le nom du destinataire. « Nom » s’affiche dans votre document.
Faites un espace.
Avec votre souris, retourner dans la base de données en haut de votre fenêtre et sélectionner la colonne « Prénom ».et glissez à nouveau à l'endroit souhaité de votre courrier.Procéder de la sorte pour:
- l'adresse, le code postal et la ville.
- puis pour la formule d'appel en début de texte
- et à nouveau la formule d'appel dans la formule de politesse

5. Choisir les destinataires.

Il reste maintenant à spécifier quels seront les destinataires du courrier parmi ceux présents dans la base de données. Une fois cela fait, le logiciel sera en mesure de procéder à la fusion de la lettre et des éléments de la base que l'on aura sélectionnés

6. Avoir un aperçu du courrier.

On peut souhaiter avoir un aperçu de ce publipostage avant de l'avoir réellement fait.
Pour visualiser le courrier avec un des noms choisis , on va se servir de la barre d'outils de notre base de données.

Cliquer sur le troisième icône à partir de la droite et votre courrier affichera en clair les champs de la première identité sélectionnée.

7. Lancer le publipostage.

Toujours dans cette même barre d'outils, en cliquant sur l'avant-dernière icône, celle qui représente des enveloppes, vous aurez accès à la fenêtre ci-dessous.

Les différents champs de la fenêtre:

Enregistrement:
Pour préciser les adresses de la base de données que vous voulez éditer (Dans le cas seulement où vous auriez omis de procéder à la sélection vous-même auparavant.).

Sortie
soit imprimer directement les courriers,
soit les enregistrer sous forme de fichiers sur votre disque dur.
Dans ce cas vous aurez à indiquer :

• le chemin du répertoire où faire les enregistrements, en se servant de l'icone « Parcourir ». (Attention, il peut ne pas fonctionner.

• le nom que portera le courrier
  
  
  

Pierre Créac'h Atice Brest 3 et 6 Avril 203