Ressources TICE Auteurs: Philippe Hénaff Document du dossier "Usages des TIC à l'école " - IA29 mise à jour : 25/1/06

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Le courrier électronique avec Thunderbird

I. Présentation de l'interface

I.1. La barre des menus

Cette barre est semblable à celle de la plupart des logiciels que l'on peut utiliser.

I.2. La barre des icônes

Cette barre permet d'atteindre rapidement les fonctions les plus utilisées du logiciel.

I.3. Les fenêtres de l'interface

La fenêtre « Dossiers »

Elle affiche les différents dossiers de gestion des messages: Courrier entrant: entrepose (par défaut) les messages reçus Messages en attente:entrepose les messages en attente d'envoi Brouillons: entrepose les messages en attente de rédaction définitive Modèles:entrepose les messages créés comme modèles Envoyés:conserve la trace des messages envoyés Indésirables:entrepose les messages non désirés ( Spams); Nécessite un paramétrage du logiciel pour l'intégrer aux « Dossiers locaux » Corbeille: entrepose les messages effacés

La fenêtre « de lecture »

II. Envoyer et recevoir des messages en un clic

II.1. Recevoir des messages

1. Cliquer sur le bouton Relever de la barre des icônes ou sur la flèche du bouton et choisir Relever tous les nouveaux messages.

2. Si la connexion est en place la réception du courrier est mise en oeuvre.

Si la connexion n'est pas effective, le logiciel le signale par une boîte d'avertissement et demande l'autorisation de l'établir.

: Le logiciel peut être paramétré pour recevoir automatiquement le courrier au lancement puis au cours de son utilisation.

II.2. Envoyer des messages

A la fin de la rédaction d'un message, le courrier est automatiquement envoyé dès la demande (voir plus loin).

III. Lire un courrier et y répondre

III.1. Lire un message

1. Cliquer sur (entre parenthèses le nombre de messages non lus)

2. Lire le message dans la fenêtre de lecture en double-cliquant dessus.

3. La barre de boutons permet maintenant l'accès à de nouvelles fonctionnalités:

   

III.2. Répondre à un message

1. Pour répondre à l'expéditeur, cliquer sur le bouton et rédiger sa réponse (on peut bien entendu effacer le corps du message reçu si on le désire).

2. Si le message à été expédié à l'attention de plusieurs destinataires, cliquer sur le bouton pour répondre à l'ensemble des personnes concernées

3. Puis Cliquer sur le bouton pour demander son envoi.

4. Le logiciel tente d'envoyer immédiatement le message. ( lire les remarques du V.3 §2)

IV. Transférer un courrier

Le transfert de courrier permet d'expédier un message qui vous était destiné à une autre personne.

1. Ouvrir le courrier en double-cliquant dessus et cliquer sur le bouton . Renseigner ensuite le champ du destinataire (voir V.1).

2. Cliquez sur le bouton pour demander son envoi.

3. Le logiciel tente d'envoyer immédiatement le message. ( lire les remarques du V.3 §2)

V. Écrire et envoyer un courrier

V.1. Écrire un message

1. Cliquer sur le bouton

2. Indiquer l'adresse électronique du destinataire (2) , soit en l'écrivant dans le champ de saisie, soit en double-cliquant sur l'adresse désirée dans la fenêtre « Contacts». ( Il se peut que cette fenêtre ne soit pas visible; dans ce cas cliquer sur le bouton )

3. Indiquer l'objet du message (3) puis écrire le corps du message (4)

4. Si le message n'est pas destiné à un envoi immédiat, l'enregistrer pour le reprendre ultérieurement ou s'en servir comme modèle:Menu Fichier -> Enregistrer comme...: si l'on choisit Brouillon, il sera placé dans le dossier Brouillons; si l'on choisit Modèle, dans le dossier Modèles

5. Pour compléter le message ou s'en servir de point de départ pour la rédaction d'un nouveau courrier, il suffira de cliquer sur le dossier Brouillons ou Modèles dans la fenêtre Dossiers, puis dans la fenêtre de droite, de double-cliquer sur celui-ci.

V.2. Écrire à plusieurs destinataires :

On peut envoyer le même message à plusieurs destinataires.

Il y a deux façons de procéder :en écrivant l'adresse email de chaque destinataire dans les différents champs de saisie ou en sélectionnant les destinataires dans le Carnet d'adresses

Plusieurs modes d'envoi:

A : = destinataire principal du message,
Cc : = (Carbon Copy, copie conforme) autres destinataires du message,
Bcc : = (Blind Carbon Copy, copie conforme invisible) destinataires "cachés" du message. Bcc permet d'envoyer le même message à plusieurs personnes, sans que celles-ci aient connaissance des autres destinataires.

Procédure:

Solution1: Cliquer droit sur le contact puis choisir le statut du destinataire (ici, en copie conforme invisible).

	Solution2: Double-Cliquer sur le contact pour qu'il se place dans la liste des destinataires puis choisir le statut du destinataire en cliquant dans le champ Pour (ici, en copie conforme).

V.3. Envoyer un message

1. Cliquez sur le bouton pour demander l'envoi du message.(Si l'on a paramétré plusieurs comptes, on peut changer d'expéditeur en déroulant le menu Expéditeur:)

2. Par défaut, le logiciel tente d'envoyer immédiatement le message.

   	Une boîte de dialogue peut apparaître demandant de choisir le format du message: Choisir le format désiré en tenant comte des remarques et explications données. Nota: Les fichiers en texte normal sont les plus dépouillés (peu de possibilité de formatage et de mise en page) mais les plus sûrs (pas de propagation de virus). Les préférer si possible!

3. Si la connexion est effective, le message est envoyé immédiatement.

4. Si la connexion n'est pas établie ou si un envoi différé est paramétré, le message est entreposé dans la boîte . Pour l'expédier, il suffit d'ouvrir la boîte, de double-cliquer sur le message et de demander son expédition en appuyant sur le bouton Envoyer.

   Pour demander un envoi différé : Menu Fichier -> envoyé plus tard,).

5. Après envoi, le message se place dans le dossier Envoyés, preuve qu'il a bien été expédié.

VI. Joindre une pièce à un courrier

VI.1. Pièce jointe

1. Créer son message ( destinataire, objet, corps du message)

2. Pour joindre une pièce, cliquer sur dans la barre des boutons

3. Une boîte de dialogue apparaît:

4. Trouver, dans l'arborescence du disque, le fichier à envoyer, le sélectionner et cliquer sur le bouton ouvrir. Bien entendu, on peut sélectionner plusieurs pièces.

VI.2. Quelques précautions à prendre

Se méfier évidemment de la taille des fichiers que l'on envoie, donc ne pas joindre de pièces trop «lourdes».

	Pour vérifier d'abord la taille du message avant de le joindre : icône Affichage, choisir Détails.

Vitesse de transfert

Connexion bas débit (RTC) :on transmet en gros à 33 kbits/s i.e 4 ko/s. On peut calculer le temps nécessaire à l'envoi (40 ko = 10 secondes, 240 ko = 1 mn, etc.)

Connexion haut débit (ADSL): on transmet en gros à 128 kbits/s i.e 16 ko/s. On peut calculer le temps nécessaire à l'envoi (160 ko = 10 secondes, 960 ko = 1 mn, etc.)

Pour les fichiers image, le format .jpg est le plus petit, donc à utiliser.

Faire attention au format des fichiers que l'on joint car il n'est pas certain que le correspondant ait le logiciel adéquat pour les ouvrir.

Pour les fichiers texte, on peut utiliser le format .txt, ou le format .rtf si on veut conserver la présentation de son texte. Ce sont des sont des formats génériques lus par tous les traitements de texte.

Si le fichier est de taille importante, il sera préférable de le compresser avant de l'envoyer.

On utilisera pour cela un logiciel comme Winzip(payant) , Iceows(gratuit) ou les fonctionnalités de windows XP (clic droit sur le fichier, Envoyé vers -> Dossier compressé)

VII. Lire une pièce jointe à un courrier

Les pièce jointes apparaissent dans le bas de la fenêtre de lecture des messages.

VII.1. Lire une pièce jointe sans l'enregistrer

Méthode1:

	Double-Cliquer sur le fichier joint Cliquer sur le bouton radio L'ouvrir avec (On peut choisir, dans le champ de droite, le logiciel qui sera lancé pour l'ouverture du fichier; la proposition par défaut est la plupart du temps pertinente) Si l'on ne dispose pas du logiciel adéquat, le logiciel proposé par défaut ne conviendra pas.

Méthode2:

	Cliquer-droit sur le fichier joint et sélectionner Ouvrir. La même boîte de dialogue de la méthode1 s'ouvre.

VII.2. Enregistrer une pièce jointe

Procéder comme au VII.1.

Double-cliquer sur le fichier et choisir L'enregistrer sur le disque puis déterminer le chemin de sauvegarde grâce à la boîte de dialogue qui apparaît.

OU

Clic droit sur le ficher puis sélectionner Enregistre sous...

VII.3. Précautions

Les pièces jointes sont des vecteurs privilégiés pour la propagation des virus informatiques.

Etre donc très vigilant et ne pas hésiter à détruire un fichier douteux surtout si celui-ci provient d'un expéditeur inconnu.

VIII. Trier et ranger ses messages

VIII.1. Trier ses messages :

1. Sélectionner un dossier dans la fenêtre Dossiers

   Dans la fenêtre de droite :

   

2. Cliquer sur le titre des colonnes pour classer les messages, par fil de discussion (1), par pièces jointes(2), par sujet (objet) (3), par état de lecture (4), par expéditeur ou destinataire (5), par date (Reçu ou Envoyé) (7), par taille.

   On peut augmenter le nombres d'informations en colonnes en développant le bouton 8.

   On peut également trier les messages en allant dans le Menu Affichage -> Trier par

3. Faire remonter l'ascenseur après chaque classement.
   
   
   

La présentation la plus efficace est le classement par date, les messages les plus récents en premier (ainsi, à la réception des nouveaux messages, ceux-ci seront directement visibles).

VIII.2. Ranger ses messages

Après réception, il peut être intéressant de classer ses messages dans des dossiers thématiques.

Créer un dossier de rangement

	Choisir d'abord le dossier « parent » qui recevra le dossier de rangement (ici « Dossiers locaux »). Clic droit, choisir « Nouveau dossier » dans le menu contextuel et lui attribuer un nom dans la boîte dialogue qui s'ouvre.

Déplacer un message

1. Sélectionner le dossier contenant les messages à déplacer en cliquant dessus

2. Sélectionner un ou plusieurs message dans la fenêtre de droite
   si on veut sélectionner plusieurs messages :
   - sélectionner le message situé en tête de liste,
   - appuyer sur la touche Ctrl et cliquer sur chacun des autres messages.
   Ou, si les messages se suivent :
   - appuyer sur la touche Maj et cliquer sur le dernier message de la liste)
   quand les messages sont sélectionnés, ils apparaissent en surbrillance.

3. Glisser-déposer le ou les messages vers le dossier de destination.On peut aussi faire un clic droit sur la sélection et, dans le menu contextuel qui s'affiche, choisir Déplacer vers .

IX. Rechercher des messages

IX.1. Utiliser la fonction de recherche

Sélectionner un dossier de la fenêtre « Dossiers »

A partir de la Barre d'outils

Cliquer sur la loupe (1) et dans le menu qui se déroule choisir le champ de recherche ( Sujet, Expéditeur, ...). Ecrire le critère de recherche dans le champ de saisie. Pour arrêter la recherche en cours, cliquer sur la croix qui s'affiche à droite du champ de saisie.

A partir de la fenêtre « Dossiers »

	Clic droit sur le dossier dans lequel on désire effectuer la recherche Choisir Rechercher dans les messages... Une boîte de dialogue s'affiche.

On peut ici entreprendre une recherche affinées en jouant sur les différents champs de recherche et des critères logiques.

IX.2. Classer le résultat de la recherche :

Cliquer sur le titre des colonnes Sujet, date, priorité... afin de trier les résultats.

IX.3. Consulter le(s) message(s) trouvé(s) :

Double-cliquer sur un message dans la liste des résultats ou cliquer sur le bouton Ouvrir.

IX.4. Déplacer un message trouvé:

1. Cliquer sur le message

2. En cliquant sur le bouton Classer en bas de la fenêtre, le message peut être redirigé vers un autre dossier.

X. Supprimer des messages

X.1. Envoi dans le dossier « Corbeille »

1. Sélectionner le message

2. Appuyer sur la touche Suppr.

   ou

1. cliquer avec le bouton droit sur le message

2. sélectionner "Supprimer"

   Le message est envoyé dans le dossier Corbeille.

X.2. Supprimer définitivement les messages :

1. Cliquer avec le bouton droit sur le dossier Corbeille.

2. Sélectionner Vider cette corbeille maintenant.

3. Tous les messages présents dans le dossier Corbeille sont effacés

XI. Ajouter une signature dans ses messages :

Au lieu de retaper sa signature, on peut l'enregistrer et l'ajouter à ses messages. Si l'on a paramétré plusieurs comptes, chacun peut disposer de sa propre signature.

XI.1. Enregistrer sa signature

Il faut rédiger préalablement la signature à l'aide d'un éditeur de texte (le Bloc-notes par exemple).

	Taper son texte et l'enregistrez sous un nom explicite, quelque part sur son disque dur (dans le répertoire Thunderbird par exemple, c'est plus facile à retrouver). Cliquer sur le compte désiré. Dans la fenêtre de droite, cliquer sur Voir les paramètres pour ce compte.

XI.2. Utiliser sa signature

En créant un Nouveau message, la signature est automatiquement insérée.

XII. Utiliser le carnet d'adresses

XII.1. Ajouter un contact

A partir d'un courrier reçu

Double-cliquer sur le courrier désiré pour l'afficher.

Clic droit sur le champ De. Dans le menu contextuel qui apparaît, choisir Ajouter l'expéditeur au carnet d’adresses. Si nécessaire, renseigner les différents champs de la fenêtre qui s'ouvre.

A partir d'une saisie manuelle

Cliquer sur pour ouvrir le carnet d'adresses.

Cliquer sur le bouton .

Renseigner les différents champs. Valider en cliquant sur OK.

XII.2. Créer une liste de diffusion(un groupe)

C'est un ensemble de contacts regroupés afin de faciliter l'envoi de messages. En sélectionnant la liste de diffusion en tant que destinataire d'un message, celui-ci sera envoyé à chacun des contacts de la liste.

1. Ouvrir le carnet d'adresses

   Sélectionner un des carnets d'adresses	Cliquer sur

2. Inscrire le nom et, le cas échéant, un pseudo et une description de la liste dans les champs correspondants.

Méthode1

On peut saisir les adresses des membres de la liste dans les champs d'adresses. Thunderbird va proposer au fur et à mesure de la frappe une liste d'adresses possibles.

Méthode 2 ( la plus rapide)

Fermer la liste sans renseigner les champs d'adresses.

Une croix se matérialise alors devant le carnet d'adresses choisi.	Cliquer dessus pour développer le dossier.

Dans la fenêtre de droite, sélectionner un ou plusieurs contact et les glisser-déposer dans la liste de diffusion crée. On peut choisir un autre carnet et utiliser le même procédé pour alimenter la liste.

XII.3. Sauvegarder son carnet d'adresses

XIII. Créer une règle de filtrage

(inspiré du site http://www.arobase.org/ )

Classer automatiquement les messages dans des dossiers, mettre en valeur les messages importants : les filtres permettent une meilleure organisation de la gestion du courrier électronique.

XIII.1. Créer un filtre

Menu Outils -> Filtres de message. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquer sur le bouton Nouveau. Nommer le filtre créé.

XIII.2. Définir des critères d'identification

1. Dans le premier cadre, définir les critères d'identification des messages auxquels s’appliquera le filtre.

2. On peut identifier un courriel d'après son expéditeur, des mots contenus dans l'objet ou dans le corps du message, etc. (faire glisser l'ascenseur pour visualiser tous les critères de sélection).On peut définir plusieurs critères: cliquer sur le bouton Plus pour en ajouter un nouveau (et sur le bouton Moins dans le cas contraire).

3. Au dessus du cadre, préciser si toutes les conditions doivent être respectées ou qu'au moins l'une d'entre elles le soit.

XIII.3. Définir les actions associées à la règle de filtrage

1. Dans le second cadre, préciser le type d'action à appliquer aux messages sélectionnés par le filtre. Il suffit de cocher la case correspondante.

2. On peut déplacer le message dans un dossier particulier, le supprimer, le transférer, etc (faire glisser l'ascenseur pour visualiser toutes les actions autorisées).

3. On peut appliquer simultanément plusieurs actions.

XIV. Gérer les courriers indésirables

Thunderbird permet de gérer très efficacement le « spam » c'est-à-dire le courrier non sollicité. Il permet aussi de bloquer le chargement d'images distantes dans les messages.

XIV.1. Paramétrer Thunderbird

XIV.2. Marquer le courrier reçu

Thunderbird compte sur l'utilisateur pour l'aider à distinguer le courrier indésirable du courrier acceptable:

1. Sélectionnez un message jugé indésirable

2. Cliquer sur le bouton « Indésirables » ou clic droit sur le message et, dans le menu contextuel, sélectionner Marquer puis choisir comme indésirable.

3. Progressivement et au bout de quelques jours, Thunderbird détectera lui-même presque tous les courriers non sollicités.

XIV.3. Méthode complémentaire

Bloquer le chargement d'images distantes dans les messages protège des expéditeurs de « spam » qui incorporent des images cachées dans leurs courriers afin de garder quelques traces des comportements des utilisateurs lorsqu'ils les ouvrent:

1. Menu Outils -> Options, bouton Avancé .

2. Rubrique Confidentialité, cocher (si ce n'est déjà fait) la case Bloquer le chargement d'images distantes dans les messages puis cliquer sur « OK ».